第二十五条  总则

1．为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

2．归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

3．公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。业务完成后及时交兼职资料员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二十六条  文件材料的收集管理

1．坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定兼职资料员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

2．凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合部室统一收集管理。

3．一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

4．各部门兼职资料员的职责：

4．1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

4．2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的2月份前应将上一年度文件材料归档完毕，并接受公司相关领导的监督检查。

4．3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，并办理临时借用文件材料登记手续。

第二十七条  归档资料范围

1．重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2．上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

3．本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4．本公司的请示与上级机关的批复。

5．本公司反映主要业务活动的招投标文件、合同、报告、总结、工程进度、工作程决验资料等。

6．本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

7．本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8．本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

9．本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

10．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第二十八条  平时归卷

1．各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由兼职资料员集中统一保管。

2．各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

3．公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职资料员归档。

4．兼职资料员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。