第十六条  总则

1．为规范公司会议管理，确保会议质量，提高会议效率，降低会议成本，制定本办法。

2．综合部负责公司会议的统筹协调及本办法的监督执行，会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本办法的行为提出处罚。

第十七条  会议分类

1．每周工作例会：每周一上午9：30，所有在办公室的员工都要参与，会议由所有员工按照工作牌编号轮流主持，并按照顺时针方向轮流发言；所有员工在会上讨论、分享自己在上周所做的工作，学到的知识，得到的收获以及当周的工作学习计划。

若周一遇到法定节假日或其他事件可适度提前或推迟举行；当有2名以上员工在公司时，例会应按期举行并做记录存档；当只有1名员工在公司时，可不举行例会，但会务管理部门应做记录说明不举行原因并存档。

2．临时会议：公司总经理、总经理助理或部门负责人提拟，相关人员视需要参加，尽量解决即时提出的问题。

3．部门会议：由部门经理主持召开，部门内全员参加就本部门工作进行研讨或总结，尽量解决即席提出的问题。

4．年度总结会：由综合部组织，总经理主持，于每年度末或下一年度初召开，公司全体行管人员出席，其他相关人员视需要参加，对公司年度经营管理情况进行总结，对下一年度工作计划进行安排。

第十八条  会议管理内容

1．会议提拟与审批

1．1临时会议由总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。

1．2部门会议由部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。

1．3每周工作例会无须提拟和审批。

2．会议统筹

2．1凡已列入计划的会议，如需变动，会议召集部门应提前1天完成会议相关通知的发放。

2．2会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：每周工作例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

3．会议准备

3．1会议通知：

3．1．1会议通知期一般应提前1天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。

3．1．2一般按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知，会议主持人也可授权综合部进行会议通知。

3．1．3会议通知形式一般为书面通知或电讯通知，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的，应以会议通知的形式进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

3．2会议的其他准备工作遵照以下规定：

3．2．1会议提拟部门应提前做好会议资料的准备工作，如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等。

3．2．2综合部应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。

3．2．3部门会议需用公司会议室的，应向综合部提出申请，由综合部统筹安排。

4．会议记录

4．1公司各类会议均应进行会议记录。

4．2公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录人员的确定应遵守以下规定：

4．2．1各部门应常设一名会议记录员，名单报综合部备案，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

4．2．2会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可临时指定会议记录人员。

4．2．3每周工作例会、总经理主持的总经理办公会、临时会议原则上由综合部负责会议记录工作，总经理另有指定的，服从总经理指定。

4．3会议记录人员应遵守以下规定：

4．3．1做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

4．3．2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

4．3．3对会议已议决事项，应在原始记录中注明“*”样符号。

4．3．4会议原始记录应于会议当日呈报会议主持人审核签名。会议纪要较迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

4．3．5做好会议原始记录的日常归档、保管保密工作。

4．4下列情况下，应整理会议纪要：

4．4．1公司层面各类会议；

4．4．2需会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；

4．4．3其他主持人要求整理会议纪要的会议。

4．5会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定，须报综合部一份存档备查。